Para evaluar un proveedor de suministros haga un pedido de prueba con referencias de consumo mensual y mida cuatro indicadores durante seis meses: cumplimiento de fecha, completitud del pedido, tiempo de despacho y respuesta a garantías. Con esos datos la decisión se toma sobre hechos y no sobre percepciones.
- El pedido de prueba con referencias mensuales vale más que cualquier presentación.
- Cuatro indicadores: cumplimiento, completitud, oportunidad y garantías.
- La completitud es el indicador que más cuesta cuando falla.
- Seis meses de datos son suficientes para decidir con fundamento.
- La revisión anual debe hacerse con cifras, no con impresiones.
Evaluar un proveedor de suministros por la impresión que deja la visita comercial es el error más común. La evaluación correcta se hace con un pedido de prueba y cuatro indicadores medidos durante seis meses.
¿Cómo se hace el pedido de prueba?
Con referencias de consumo estable, las que se venden todos los meses en cualquier operación:
- Guante de nitrilo XL Super Total (TSP13102)
- Escoba Prado Plástica Grande 20 dientes (HT90147)
- Resma El Cid Blanco 75 grs carta
- Amarra plástica Uduke 2.5x150mm, bolsa x 100
Si las cuatro llegan completas y en fecha, el proveedor tiene bodega. Si una o dos fallan, el catálogo era una promesa.
¿Cuáles son los cuatro indicadores?
Cumplimiento. Porcentaje de pedidos entregados en la fecha acordada.
Completitud. Porcentaje de pedidos entregados completos. Es el que más cuesta cuando falla: un pedido al 80% obliga a una segunda compra urgente, y esa compra cuesta entre un 15% y un 25% más.
Oportunidad. Tiempo entre la orden y el despacho.
Garantías. Tiempo entre el reclamo y la solución.
¿Cómo se miden sin trabajo extra?
Con la factura y la remisión. Cada pedido ya tiene la fecha prometida, la fecha real y el listado de lo pedido contra lo recibido. Solo hace falta anotarlo en una hoja de cálculo con cuatro columnas.
Media hora al mes es suficiente para tener un historial de seis meses, y ese historial es lo que convierte una discusión de percepciones en una decisión con datos.
¿Cuándo se decide cambiar de proveedor?
Cuando la completitud baja del 90% de forma sostenida, o cuando el tiempo de respuesta a una garantía supera lo acordado. Un solo mes malo es ruido; tres meses seguidos son una tendencia.
La decisión de cambiar también tiene costo, así que se toma con la serie completa y no con el último pedido.
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Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se evalúa al proveedor? Cada seis meses para la revisión formal, con los cuatro indicadores. Y cada pedido se anota, porque el dato se construye en el día a día.
¿Qué hago si el proveedor no da indicadores? Es una respuesta en sí misma. Un proveedor sin proceso no puede reportar cumplimiento ni completitud, y eso anticipa el problema antes de que ocurra.
¿Sirve para más de una línea? Sí. Los indicadores se miden por línea, y así se detecta cuál de las líneas necesita un proveedor distinto.
¿Cómo consolido varias líneas con un solo proveedor? Probando primero con las de mayor consumo y midiendo el resultado. La firma es Roxvan · Colombia.
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Productos de este artículo
Guante de Nitrilo XL Super Total (TSP13102)
Escoba Prado Plastica Grande 20 Dientes (HT90147)
Resma el Cid Blanco 75 Grs Carta
Amarra Plastica Uduke Negra 2.5X150MM (15 CM) (100 Unds) (HT70031)Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se evalúa al proveedor?
Cada seis meses para la revisión formal, con los cuatro indicadores. Y cada pedido se anota, porque el dato se construye en el día a día.
¿Qué hago si el proveedor no da indicadores?
Es una respuesta en sí misma. Un proveedor sin proceso no puede reportar cumplimiento ni completitud, y eso anticipa el problema antes de que ocurra.
¿Sirve para más de una línea?
Sí. Los indicadores se miden por línea, y así se detecta cuál de las líneas necesita un proveedor distinto.
¿Cómo consolido varias líneas con un solo proveedor?
Probando primero con las de mayor consumo y midiendo el resultado antes de extenderlo al resto del catálogo.
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