Pasos para un Proceso de Compras Eficiente en tu Empresa

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Las empresas, las organizaciones y las personas necesitan adquirir bienes y servicios para satisfacer sus necesidades de forma regular. Por ello, necesitan un proceso de compras formalizado si quieren extraer el máximo valor del dinero que gastan.

La forma en que tu empresa desarrolla e implementa su plan de compras puede tener una gran influencia no solo en los gastos, sino también en el desempeño competitivo general, su rentabilidad y eficiencia.

La importancia de un Proceso de Compras Eficiente.

De la misma manera que un consumidor podría investigar y comprar el mejor electrodoméstico para su hogar, tu equipo utiliza el proceso de compra para solicitar bienes y servicios a través de su cadena de suministro.

No importa si tu empresa es grande o pequeña, tener un proceso de compra formalizado es esencial para competir en el mercado moderno.

El principal beneficio de un proceso de compra formal es evitar el desperdicio debido al fraude, el gasto deshonesto, el robo y otras trampas financieras que acompañan a los hábitos de compra no optimizados.

Pero debido a que las compras se encuentran en el corazón del proceso de creación de valor para tu empresa, formalizarse y optimizarlas también es importante para:

  • Crear un proceso de compra eficiente y eficaz, no solo para el gasto directo sino para el indirecto.
  • Gestión exitosa de las relaciones con proveedores.
  • Gestión óptima de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico (tanto para el ahorro de costos como para el valor).
  • Agilizar el ciclo de compras y todos sus subprocesos.
    Proporcionar una pista de auditoría sólida para revisión interna y externa.
  • Establecer un modelo para la gestión de procesos empresariales que se pueda aplicar en toda la organización.

 

Problemas que puede enfrentar tu departamento de compras por una gestión ineficiente.

Las compras pueden presentar diferentes problemas que se tienen que enfrentar a diario debido a una mala gestión. Al tratar con proveedores críticos y equilibrar las necesidades de otros departamentos, es mucho con lo que hay que lidiar.

Estos son algunos de los problemas más comunes que pueden presentar los departamentos de compras:

  • Manejo de costos crecientes. Una empresa de alto crecimiento puede tener problemas con un aumento de los costos en relación con sus ingresos.
  • Superar la base de proveedores. Si una empresa está creciendo más rápido de lo esperado, es posible que sus proveedores no puedan hacer frente al aumento de la demanda.
  • Gestión ineficaz de proveedores. Ya sea que se deba a una mala comunicación, una pésima evaluación del desempeño o un mal manejo de la información del proveedor.
  • Control y visibilidad del gasto. No hacer las debidas gestiones con los proveedores puede conducir a no controlar cuánto se gasta y dónde, además de generar gastos extras.
  • Falta de tecnología y sistemas de compra. Las gestiones tradicionales de pago de facturas pueden no ser tan efectivas como antes. Esto conduce a procesos más lentos.

Conoce cuáles son las mejores prácticas para un proceso de compras eficiente
A continuación te mencionamos algunos procedimientos que debes tener en cuenta para llevar a cabo el proceso de compra de forma eficiente.

 

1. La planificación del proceso de compras es fundamental

Con una debida planificación, tu empresa tendrá opciones y podrá tomar decisiones mejor informadas sobre las compras.

Por ejemplo, identificar los mejores proveedores en diferentes categorías en función de criterios como calidad, precio e historial de entregas.

 

2. Define los procesos que conforman el ciclo de compras de tu empresa

El proceso de compras es un ciclo, y cada paso requiere el intercambio de información y varias aprobaciones para avanzar. Cada negocio tendrá su propia forma de trabajar, pero en términos generales, sigue un patrón bien establecido, por lo que debes definir sólidamente cada uno de esos procesos.

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3. La comunicación con el equipo de compras

Una efectiva comunicación con tu equipo de trabajo ayuda a respaldar los objetivos a largo plazo. Al construir una relación estable y de confianza todos se sentirán cómodos trabajando y apoyarán los objetivos establecidos.

 

4. Establece alianzas con proveedores clave

El desarrollo de relaciones a largo plazo con los proveedores crea un beneficio mutuo. Productos de mejor calidad y reducciones de precios son las principales ventajas de estas sólidas relaciones. La comunicación entre el comprador y el proveedor también puede conducir a servicios más personalizados.

 

5. La automatización del proceso de compras es clave para una gestión de compras eficaz

La automatización del proceso de compras es clave para las empresas que están en constante crecimiento y requieren de agilizar sus procedimientos. Los flujos de trabajo manuales y el

mantenimiento de registros en papel ya no son suficientes si desean un rendimiento óptimo.

El desarrollo de las relaciones a largo plazo con los proveedores crea una asociación de beneficio mutuo.

6. La tecnología como aliado para un proceso de compras eficiente

La tecnología hace mucho se emplea para eliminar o mitigar los desafíos que conllevan las metodologías obsoletas. Con una solución de compras moderna, los procesos mejorarán en gran manera. Será más preciso, veloz y consistente al tiempo que se eliminan los errores humanos y demoras.

 

Conclusiones

Adoptar un enfoque estratégico para las compras es una parte importante para impulsar la eficiencia y la rentabilidad de tu empresa. Estas medidas que te presentamos son relativamente fáciles de implementar y pueden generar ahorros consistentes para las empresas que las adoptan.

Pero si bien la implementación de estrategias de compra sólidas es de gran importancia para aumentar la eficiencia general, deberían ser parte de un esfuerzo operativo más amplio y diverso.

En Roxvan, queremos ayudarte a automatizar y agilizar las tareas de tu departamento de compras. Por ello, ponemos a tu disposición nuestro servicio donde puedes adquirir lo que necesitas para tus procesos. Contáctanos.

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